データ入力とは、手書き原稿や画像になっている文字情報をキーボードを用いて入力し、電子データにすることを意味しています。入力された情報は電子データとして活用が出来るので、文字列検索が出来るようになるメリットを持ちます。ファックスなどで送られてくる情報はコピー用紙に印字することで内容を確認することが出来ます。しかし、ファックスをスキャナーで読み込んでも、元の媒体が紙になっているので、読み込んだものは画像での認識は可能でも文字として認識することは出来ません。
毎日、数百枚から数千枚ものファクスが入る会社などの場合、ファックスに記載してある特定の部分だけを電子データにしたいケースもあります。例えば、氏名や住所などのような顧客個人情報、アンケート用紙に記載が行われている顧客の生の意見など、これらの情報は紙ベースでは検索が出来ませんし、分析をしたい時なども電子データになっていなければ分析の手間をかけてしまうことになりかねません。
企業内でデータ入力が可能であれば、アウトソースする必要もありませんが、従業員はそれぞれ自分の仕事を抱えているなどからもデータ入力代行を利用するシーンも多いわけです。データ入力代行は原稿に記載してあるすべての文字情報を入力するケースと特定箇所だけを入力して貰うケースなど、依頼者側の希望通りのデータを作り出してくれます。但し、データ入力代行の会社は自社内で作業を行うよりも、外注に原稿を送付して仕事の発注を行うケースが多くあります。最近は自分の空いている時間を利用して仕事をする、在宅ワークに注目が集まっていますが、パソコン入力がある程度出来る人であり、入力ミスが少ない、入力した後に必ず読み返して正確な情報を提供出来る人などにお勧めの在宅ワークのお仕事もあります。こうした仕事を提供しているのもデータ入力代行会社の特徴、自社ではなくアウトソースすることで、短期間に膨大な量の電子化を図ることも出来ます。
