エクセルシートにデータ入力をしていく仕事をしている人もいるでしょう。この仕事に役立つ技術の一つとして、入力規制というのを説明します。これは、入力するデータの総数が限られている場合とか、あるいは入力するデータの種類や性質に全く何の規則もなく、それこそ数値データが入るのか文字データが入るのか、数値にしてもどんな大きさの整数になるのか分からないし、もしかしたら少数が入るかもしれない、文字データについても長さが何文字になるのか事前には全く予想もできないといったケースではあまり有用ではありません。 ですが、大量のデータを入力する場合、多くは入力すべきデータの種類や性質には一貫性があることがほとんどでしょう。極めて多くのデータがあるけれども全て数値データだとか、同じ数値データでも全て整数で、4桁の数値になっているというように、予め分かった上でデータ入力されることが多いはずです。このように、大量かつデータの種類や性質に一貫性があるようなものを入力していく場合にはエクセルの付随機能である入力規制を活用するというのが極めて大きな力を発揮します。 設定方法としては、エクセルのデータタブにある入力規則のボタンを押して行います。ここの設定から入力値を設定することで、そこから外れたデータを入力しようとした場合にアラームがかかるようにできます。上に挙げた例であれば、入力される値は整数で、最小値は1000、最大値は9999というように設定することができ、ここから外れた値を入力しようとするとアラームがかかります。つまり、800とか、3466.5だとか、15000といった値を入力しようとするとアラームがかかって設定範囲以外であることをエクセルが教えてくれるわけで、間違いに気付かずそのままにしてしまうということが防げます。 このような補助機能を活用することで大量にあるデータでも効率良く、かつ間違いを少なくして入力作業を行うことができるようになるでしょう。
