エクセルにデータ入力していく場合、入力規制というツールを使うことで効率的に仕事を進めることができます。これは、エクセルの各セルに対して、入力できるデータを予め設定しておくことで、もしそのルールから外れたデータを入力しようとしたときに注意を喚起するメッセージを表示させたりすることができます。
単純な例として、例えば各セルには数値データのみが許されているとしましょう。この場合、データ入力規制によってセルの値を数値に設定しておくことにより、文字データが入力されるとエラーメッセージを返すように設定しておくことができます。これにより誤入力に気付かないまま先に進んでしまうことをかなりの割合で避けることができるわけです。
具体的な設定方法ですが、エクセルのデータのタブを開くと、その中にデータの入力規則というボタンがありますので、そこから設定するだけです。この入力規則はかなり細かい点まで設定することができますので、慣れないうちは設定だけで時間がそれなりにかかり、これなら先にセルにデータを入力していったほうが早いと思えることもあるかもしれません。
しかし、入力すべきデータの数が増えれば増えるほど、最初に多少の時間をかけてでもこの設定をしっかりしておくことで、結果的にはデータ入力のスピードも速くなりますし、何よりも誤入力の数を格段に減らすことができるでしょう。文字と数値の違いであれば見ただけでも分かるといえば分かりますが、例えば1から100までの整数のみ入力を許可するといったある程度複雑な条件を設定することも簡単にできるのです。このように、大量のデータに対して、後からちょっと見ただけでは間違いを発見しにくい内容でも、予め設定しておくことで間違いを減らすことができます。
エクセルにはこのようなサポートツールがありますので、存分に活用して効率良くデータ入力が行えるようにするのが一つのテクニックになります。
