文書の書き換えや改ざんが大きな注目を集めている昨今、データ入力業務の現場でも対応が求められています。
特に表計算ソフトのエクセルを用いて伝票や調査結果のリストなどを作成する際には日付の整合性は重要で、事前にしっかりとミーティングを行い作業内容の確認をしてから開始するのが大切です。
しかし、複数人で共同で作業を行う際には、入力ミスや操作ミスと言ったヒューマンエラーをゼロにするのは困難で意図せずしてミスをするケースも少なくありません。
ありがちなのが日付の入力ミスで数値を間違えるのはもちろんのこと、和暦と西暦を混合させてしまったり曜日の有無などのフォーマットが作業者によってバラバラになってしまうことがあります。
そのようなミスが大量に発生してしまった場合には、一括して作業を実施したりデータ入力代行業者に委託するようなケースもありますが、日付のみを修正したい場合でも他のセルの書き換えが可能な状態ならば、そのセルを書き換えるミスが発生する可能性もあり、さらなる混乱を招くことがあれば業務に支障を来たすことにもなり兼ねません。
そんな問題を解決するためのソリューションとして、入力規制を利用して日付データのみ入力を許可してフォーマットを指定する方法があります。
エクセルの例では、日付のフィールドを選択してから右クリックすると表示されるメニューの「セルの書式設定」をクリックし、表示形式のタブのユーザー定義を選択しウィンドウに表示されたリストの中から日付のフォーマットを選択してOKをクリックします。
つづいて「データの入力規則」をクリックし条件の設定で「日付」を選択してからOKをクリックし、最後にエラーメッセージのタブに切り替えて「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックボックスをオンにしてスタイルのプルダウンメニューで「停止」を選択すれば完了です。
ここまでの設定を完了すれば日付のみが入力可能になるのに加えて指定されたフォーマット以外で入力した場合にはエラーメッセージが表示されるようになります。
