官公庁の莫大な書類文書等をデータ化するのに、その部署の役人だけで対応することは非常に大変な作業になります。そこで、データ入力代行を行う専門企業と契約してデータ入力を行ってもらい文書データ化を行います。公官庁の書類文書は国や市町村の色々な決定事項の書類なので、公開する物もあれば機密な物もあり得ます。そこで、データ入力代行会社はその業務を行うに辺り、官公庁と色々な契約を行い業務することになります。文書をデータ化するということは、現存する紙文書というかさばる状態で、物理的に置いておく場所が必要になるので、保管期間を設けて過去文書は廃棄などを行っていますが、データという形で管理すれば、過去データも半永久的に保管でき、見つけたいデータもデータ検索という手段で文書情報も簡単に探せます。文書データ化を行うためには、過去の文書をデータ入力を行うことになり、その入力情報が多い場合は、入力担当者も何人、何十人と必要となります。それをその官公庁部署の人間だけで行うことは、非常に無理があり、現実的ではありません。データ入力の専門家つまりタイピストを何人も抱えていて、データ管理システムも導入に辺り施工できるシステムエンジニアを抱えているデータ入力代行企業があります。その様な企業と公官庁は提携して文書データ化を進めるのです。また、文書データ化に関しては、データ入力という部分と図形というデータ化もあります。つまり、公官庁文書をデータスキャンを行い図形又は写真としてデータ化し、管理することも可能です。そして後で、そのスキャン写真をデータタイピングすることも出来ます。その様にすれば、データ管理システムのストレージの量を増やすことでデータ管理が可能となります。この様に、文書をデータ化するということは、物理的情報の蓄積問題から脱却しデータ管理で莫大なデータ量を管理保管し、必要な情報を検索抽出することができるということでは、データ入力代行企業が行うことが必然だということです。
